Politique de protection des données (RGPD)

1. Introduction et champ d’application

La présente politique explique comment nous recueillons et traitons les données personnelles dans le cadre de l’utilisation de notre boutique en ligne.

Elle s’adresse aux visiteurs et aux clients, notamment aux personnes résidant en France, qui consultent nos produits, passent commande, organisent une livraison ou un retour, contactent notre service client ou utilisent les fonctionnalités facultatives du site web.

Elle couvre l’ensemble de notre catalogue, notamment les meubles, les articles pour la maison et les vêtements.

Nous traitons les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi française Informatique et Libertés.

2. Responsable du traitement

Notre boutique assure la gestion des données personnelles recueillies lors de l’utilisation du site web.

L’identité juridique complète de l’exploitant doit être précisée dans les mentions légales. Si la désignation d’un représentant dans l’Union européenne ou d’un délégué à la protection des données est obligatoire, ses coordonnées seront ajoutées après vérification.

3. Données traitées et sources

Nous limitons les données recueillies à celles nécessaires aux finalités décrites dans cette politique. Selon l’utilisation du site web, les données peuvent comprendre :

  • Le nom, le prénom et les coordonnées, notamment l’adresse électronique et le numéro de téléphone lorsqu’il est demandé pour le service.

  • Les adresses de facturation et de livraison.

  • Les références des commandes, les articles achetés, les quantités, les prix et les options sélectionnées, notamment la taille et la couleur des vêtements.

  • Les références, montants et statuts des transactions, ainsi que les informations nécessaires au suivi des remboursements.

  • Les demandes adressées au service client et les documents transmis volontairement pour leur traitement.

  • Les informations liées au compte client, lorsqu’un compte est créé.

  • Les données techniques, telles que l’adresse IP, les informations sur le navigateur et les événements utiles à la sécurité.

  • Les choix de consentement et, lorsque l’utilisateur l’accepte, les données de navigation ou d’interaction utilisées pour mesurer l’audience ou diffuser des publicités.

Ces données proviennent des informations saisies sur le site web, des échanges avec notre service client et, selon les services utilisés, de nos prestataires de paiement ou de livraison, notamment pour confirmer une transaction ou suivre un colis.

Certaines données techniques sont recueillies pendant la navigation selon les modalités décrites dans notre politique de cookies.

Les données bancaires saisies dans l’interface de paiement sont traitées selon le fonctionnement du prestataire de paiement. Ne transmettez jamais votre numéro complet de carte bancaire, son cryptogramme ou vos codes d’authentification à notre service client.

4. Finalités et bases juridiques

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

  • Répondre à une demande sur un produit ou préparer un achat à la demande du client. Base juridique : mesures précontractuelles.

  • Gérer les commandes, les paiements, les livraisons, les retours et les remboursements. Base juridique : exécution du contrat et obligations légales.

  • Fournir les fonctionnalités d’un compte client, lorsqu’elles sont proposées et demandées. Base juridique : exécution du service demandé.

  • Assurer la facturation et respecter les obligations comptables ou fiscales. Base juridique : obligation légale.

  • Prévenir la fraude, protéger le site web et gérer les incidents de sécurité. Base juridique : intérêt légitime à protéger les clients, les transactions et les systèmes, après examen des droits des personnes.

  • Conserver les éléments nécessaires à la gestion d’un litige ou à la défense de nos droits. Base juridique : intérêt légitime ou obligation légale.

  • Envoyer des communications promotionnelles facultatives, lorsqu’un abonnement est proposé. Base juridique : consentement préalable.

  • Utiliser des traceurs facultatifs pour mesurer l’audience, les conversions publicitaires ou personnaliser les annonces, lorsque ces fonctions sont activées. Base juridique : consentement lorsque celui-ci est requis.

Les champs indispensables sont signalés lors de la collecte. Sans les informations nécessaires au paiement ou à la livraison, nous ne pouvons pas exécuter la commande. Le refus d’une utilisation facultative, notamment publicitaire, n’empêche pas l’achat.

5. Communications commerciales et publicité

Les messages nécessaires à la gestion d’un achat, tels que les confirmations de commande et les informations de livraison, sont distincts des communications promotionnelles.

Lorsqu’une inscription à des communications commerciales est proposée, elle reste facultative. Le client peut retirer son consentement grâce au lien de désinscription présent dans les messages concernés ou en contactant notre service client.

Si des outils publicitaires ou de mesure d’audience sont utilisés, les fournisseurs, les données recueillies et les finalités poursuivies seront précisés dans notre politique de cookies et dans l’outil de gestion du consentement.

6. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes autorisées qui en ont besoin pour leurs missions et aux prestataires participant aux services, notamment :

  • L’hébergement et le fonctionnement de la boutique.

  • Le traitement des paiements.

  • La préparation et la livraison des commandes.

  • Le service client et la gestion des retours.

  • La maintenance, la sécurité et la prévention de la fraude.

  • La comptabilité et l’assistance juridique, lorsque cela est nécessaire.

  • Les communications commerciales, la mesure d’audience ou les services publicitaires, lorsqu’ils sont utilisés dans les conditions décrites ci-dessus.

Des informations peuvent également être transmises aux autorités habilitées lorsqu’une obligation légale l’exige.

Les prestataires qui traitent des données pour notre compte sont encadrés par les engagements prévus à l’article 28 du RGPD. Certains intervenants, notamment dans les domaines du paiement et de la publicité, peuvent agir comme responsables de traitement distincts ou conjoints.

La liste des principaux prestataires réellement utilisés, leurs politiques de confidentialité et les destinataires publicitaires doivent être précisés avant publication définitive.

7. Lieux de traitement et transferts internationaux

Notre adresse de contact est située au Japon. Les lieux où les données sont consultées, hébergées ou traitées dépendent de l’organisation de notre boutique et des prestataires utilisés.

Les traitements effectués au Japon, les autres pays concernés, les destinataires et les catégories de données transférées doivent être vérifiés avant publication définitive.

Lorsqu’un transfert de données hors de l’Espace économique européen est soumis au chapitre V du RGPD, le mécanisme juridique requis doit être mis en place. Il peut s’agir d’une décision d’adéquation couvrant le destinataire ou de garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types, accompagnées de mesures complémentaires lorsque cela est nécessaire.

Le mécanisme réellement utilisé pour chaque transfert doit être précisé. Les clients peuvent demander des informations sur ces garanties et, lorsque les règles le permettent, en obtenir une copie.

8. Durées de conservation

Nous distinguons les données utilisées pour fournir un service des archives à accès restreint conservées pour respecter une obligation légale ou défendre un droit.

  • Commandes, livraison et service après-vente : pendant la durée nécessaire à l’exécution de la commande et à la gestion des retours, des garanties et des demandes associées. Les documents nécessaires à la preuve peuvent ensuite être archivés pendant le délai de prescription applicable.

  • Documents comptables et fiscaux : pendant les durées prévues par la législation applicable à notre boutique.

  • Compte client : pendant son utilisation, puis selon une règle de suppression des comptes inactifs qui doit être précisée.

  • Communications promotionnelles, si elles sont proposées : jusqu’au retrait du consentement et, au plus tard, trois ans après la fin de la relation commerciale pour les clients, ou trois ans après la collecte ou le dernier contact émanant du prospect pour les personnes n’ayant pas encore commandé.

  • Gestion des désinscriptions : les informations minimales nécessaires peuvent être conservées séparément afin de respecter durablement le choix du client.

  • Journaux de sécurité : pendant une durée proportionnée aux besoins de détection et d’analyse des incidents. Les éléments liés à un incident peuvent être conservés plus longtemps si son traitement ou une procédure l’exige.

  • Cookies et données associées : selon les durées détaillées dans notre politique de cookies.

Les délais d’archivage des commandes, les obligations comptables, la durée d’inactivité des comptes, la conservation des journaux de sécurité et les preuves de consentement doivent être précisés selon les pratiques réelles de notre boutique.

À l’issue des durées retenues, les données sont supprimées ou rendues anonymes. Une simple pseudonymisation ne constitue pas une anonymisation.

9. Protection des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données et aux risques, notamment la limitation des accès aux personnes autorisées et la protection des échanges sur le site web.

Ces mesures visent à prévenir les accès non autorisés, les pertes, les altérations et les divulgations. Elles ne permettent toutefois pas de garantir une sécurité absolue.

En cas de violation de données personnelles, nous évaluons les risques et procédons aux notifications à l’autorité compétente et aux personnes concernées lorsque les conditions légales sont réunies.

10. Cookies et autres traceurs

Les traceurs strictement nécessaires sont utilisés sans consentement uniquement lorsqu’ils remplissent les conditions légales d’exemption. Les traceurs soumis au consentement ne sont activés qu’après l’accord de l’utilisateur.

L’utilisateur peut accepter, refuser ou personnaliser les usages facultatifs et modifier ses choix à tout moment depuis l’outil de gestion des cookies. Le refus doit être aussi simple que l’acceptation.

Les liens vers notre politique de cookies et l’outil de gestion du consentement doivent être ajoutés avant la publication définitive.

11. Décisions automatisées et profilage

Les outils utilisés doivent être vérifiés afin de déterminer si une décision produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs est prise exclusivement de manière automatisée, notamment pour prévenir la fraude.

Si de tels traitements existent, nous préciserons leur base juridique, les informations utiles sur leur logique, leurs conséquences et les garanties permettant notamment de demander une intervention humaine et de contester la décision.

Lorsque des outils de personnalisation publicitaire sont utilisés, leurs finalités et les choix disponibles sont présentés dans les informations sur les cookies et les services concernés.

12. Vos droits et leur exercice

Dans les conditions prévues par le RGPD, les utilisateurs peuvent demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation du traitement de leurs données. Le droit à la portabilité s’applique aux données concernées par un traitement automatisé fondé sur le consentement ou le contrat.

Les utilisateurs peuvent s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime. Ils peuvent s’opposer à tout moment à la prospection commerciale, y compris au profilage lié à cette prospection.

Nous pouvons demander des informations supplémentaires pour vérifier l’identité du demandeur uniquement en cas de doute raisonnable et dans la mesure nécessaire.

Nous répondons en principe dans un délai d’un mois. Si la complexité ou le nombre des demandes justifie une prolongation, nous en informons le demandeur pendant ce premier mois. La prolongation peut atteindre deux mois supplémentaires.

L’exercice des droits est en principe gratuit, sous réserve des exceptions prévues par la loi pour les demandes manifestement infondées ou excessives.

13. Réclamation

Pour toute question concernant les données personnelles, les utilisateurs peuvent contacter notre service client.

Ils peuvent également déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) ou de l’autorité de contrôle compétente. Il n’est pas obligatoire de nous contacter avant de déposer une réclamation.

14. Coordonnées

Adresse : 3-16 TSUKAHARADAI, KASUGA-SHI, FUKUOKA-KEN, 816-0841, JAPON

E-mail : priorityservice@nicoryroom.com

Téléphone : +81 (704) 483 07 61

Horaires du service client : Du lundi au vendredi, de 9h20 à 16h20

Zone de livraison : France métropolitaine

Les demandes par e-mail peuvent être envoyées à tout moment. Elles sont traitées pendant les horaires du service client.

15. Mise à jour

Nous mettons à jour cette politique lorsque nos opérations de traitement ou les obligations légales évoluent. Les modifications importantes sont communiquées par un moyen adapté. Tout nouveau consentement requis est recueilli avant le traitement concerné.

Dernière mise à jour : à compléter à la date de publication effective.